fbpx

תארו לעצמכם שהיה בארגון שלכם עובד, שכל תפקידו לסייע לכם בביצוע תפקידכם. לענות לשאלות, להתמודד עם דילמות, ולסייע לכם לקבל החלטות. הייתם קופצים אליו מדי פעם בהפסקת קפה לשיחה או התייעצות? כנראה שכן.

אם נגיד לכם שהנהלים הארגוניים שלכם ממלאים בדיוק את אותה פונקציה? תפתחו ותקראו? כנראה שלא.

למה אנחנו נרתעים מנהלים ארגוניים? רובנו מקשרים נהלים לניירת, בירוקרטיה, סטטיות ושעמום. אלו סותרים לחלוטין את החברה החדשנית ה"הייטקיסטית" שמקדמת תחלופת מידע וקבלת החלטות במהירות, מתנהלת באמצעות מערכות מידע ללא ניירת או בירוקרטיה ומקדמת שינויים תמידיים.

אז נהלים…. באמת??? נהלים ארגוניים קיימים בכל חברה גם אם הם לא כתובים. יש שעות שבהן פועל חדר האוכל ודרך מקובלת לחגוג ימי הולדת, חגים ולקבל החלטות חשובות – גם אם אלו אינם כתובים בשום מקום – אתם מכירים אותם. נהלים מכניסים סדר וודאות, מפרטים אופן התנהלות ומסייעים לעובדים בפעילותם השוטפת, מאפשרים אחידות באופן הביצוע ומשמשים כלי בקרה למנהלים.

האם כולם צריכים נהלים ארגוניים? לא. אם על הארגון שלכם חלות חובות רגולטוריות רבות וישנו צורך להשלימן או לפרטן, כאשר ישנו רצון לשמר ידע פנים ארגוני בעל ערך שנצבר לאורך השנים או צורך לייצר הסדרה ברורה יותר של תהליכי העבודה בעקבות שינוי ארגוני – מומלץ לכתוב נהלים.

איך הנהלים משתלבים עם הארגון המודרני? לפי ה- Harvard Business Review – בעולם מורכב בעל מגוון רחב של אפשרויות פעולה, דווקא שימוש נכון בנהלים יכול לשחרר אותנו – העובדים. כאשר אנחנו יודעים מה עלינו לעשות יורד מאתנו עול כבד של אחריות ומאפשר לנו להיות יצירתיים וחופשיים בעשייה.

ובכל זאת – איך כדאי לכתוב את הנהלים? תלוי בארגון, בצרכי העובדים ובתרבות הארגונית. כמו כן, תלוי בנהלים עצמם, בנושאים המוסדרים ובמידת הפירוט הנדרשת בהם.

כך או כך, ניתן להנגיש את הנהלים אלקטרונית באמצעות פורטל ארגוני או אפליקציה, נהלים לא חייבים לקבל צורה של חוברת עבה, ניירת ומלל. ישנם סרטונים, לומדות, קליפים, שאלונים ומבחנים שמאפשרים למידת תהליכי עבודה בדרך ויזואלית ופחות מרתיעה. ניתן לתמצת את הנהלים, להוסיף גרפיקה, תרשימים ושרטוטים, הנגשה לינקאבילית על פי נושאים בנוהל ועוד ועוד….

 

הכותבת: סיון שימרון, יועצת ארגונית ועו"ד.

Leave a Reply