תארו לעצמכם שהיה בארגון שלכם עובד, שכל תפקידו לסייע לכם בביצוע תפקידכם – לענות לשאלות, להתמודד עם דילמות, ולסייע לכם לקבל החלטות. הייתם קופצים אליו מדי פעם בהפסקת קפה לשיחה או התייעצות? כנראה שכן.
אם נגיד לכם שהנהלים הארגוניים שלכם ממלאים בדיוק את אותה פונקציה? תפתחו ותקראו? כנראה שלא.
למה אנחנו נרתעים מנהלים ארגוניים? רובנו מקשרים נהלים לניירת, בירוקרטיה, סטטיות ושעמום. אלו סותרים לחלוטין את החברה החדשנית ה”הייטקיסטית” שמקדמת תחלופת מידע וקבלת החלטות במהירות, מתנהלת באמצעות מערכות מידע ללא ניירת או בירוקרטיה ומקדמת שינויים תמידיים.
אז נהלים…. באמת???
נהלים ארגוניים קיימים בכל חברה גם אם הם לא כתובים. למשל, שעות הפעילות של חדר האוכל, או דרך מקובלת לחגוג ימי הולדת וחגים, או הדרך לקבל החלטות חשובות – גם אם אלו אינם כתובים בשום מקום – אתם מכירים אותם.
נהלים מכניסים סדר וודאות, מפרטים אופן התנהלות ומסייעים לעובדים בפעילותם השוטפת, ומאפשרים אחידות באופן הביצוע ומשמשים כלי בקרה למנהלים.
האם כולם צריכים נהלים ארגוניים? לא.
אבל, אם על הארגון שלכם חלות חובות רגולטוריות רבות ויש צורך להשלימן או לפרטן, או כאשר ישנו רצון לשמר ידע פנים ארגוני בעל ערך שנצבר לאורך השנים, או צורך לייצר הסדרה ברורה יותר של תהליכי העבודה בעקבות שינוי ארגוני – מומלץ מאוד לכתוב נהלים.
איך הנהלים משתלבים עם הארגון המודרני?
לפי ה-Harvard Business Review – בעולם מורכב בעל מגוון רחב של אפשרויות פעולה, דווקא שימוש נכון בנהלים יכול לשחרר אותנו – העובדים. כאשר אנחנו יודעים מה עלינו לעשות יורד מאתנו עול כבד של אחריות ומאפשר לנו להיות יצירתיים וחופשיים בעשייה.
ובכל זאת – איך כדאי לכתוב את הנהלים?
התשובה לשאלה זו תלויה בצרכי הארגון, העובדים ובתרבות הארגונית. כמו כן, תלוי בנהלים עצמם, בנושאים המוסדרים ובמידת הפירוט הנדרשת בהם.
כך או כך, ניתן להנגיש את הנהלים אלקטרונית באמצעות פורטל ארגוני או אפליקציה, נהלים לא חייבים לקבל צורה של חוברת עבה, ניירת ומלל. ישנם סרטונים, לומדות, קליפים, שאלונים ומבחנים שמאפשרים למידת תהליכי עבודה בדרך ויזואלית ופחות מרתיעה. ניתן ורצוי לתמצת את הנהלים, להוסיף גרפיקה, תרשימים ושרטוטים, הנגשה לינקאבילית על פי נושאים בנוהל ועוד.
זקוקים להסדרת נהלים בארגון שלכם? מוזמנים לפנות אלינו לקבלת פרטים נוספים.
הכותבת: סיון שימרון, יועצת ארגונית ועו”ד.
